Spring til indhold

Længerevarende IT-nedbrud

Indsatsplan i tilfælde af længerevarende IT-nedbrud

Situation

I tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud følger alle enheder indenfor LAER disse overordnede retningslinjer, tilpasset den enkelte enhed efter behov.

Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor kritiske systemer såsom Aula, Tabulex/SFO Børn og personale, TEA og TRIO er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger såsom elektronisk dokumentation, elevlister, kontaktoplysninger, f.eks. på forældre, oplysninger om medicinering og lignende.

Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:

  • Ind- og udtjekning/overblik over tilstedeværende antal elever, som den kommunale enhed er ansvarlig for - særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer, f.eks. brand.
  • Kontaktoplysninger på forældre og nærmeste pårørende (hvordan kontaktes de f.eks. i akutte tilfælde?).
  • Oplysninger om medicin/medicinering i de tilfælde, hvor der er aftaler om dette.

Metoder til sikring af adgang til vigtige data:

  • 2 gange årligt trækkes lister fra henholdsvis TEA og Tabulex. Listerne lægges i PDF-format på et USB-stik, som opbevares i aflåst skuffe i aflåst lokale.

Alarmering

Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til den stedlige leder:

Den stedlige leder kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.

Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.

Den stedlige leder eller skolelederen kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud, dels for at orientere om problemet og for at finde ud af hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.

Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på tlf. 72 36 43 77, eller der skrives til isikkerhed@holb.dk

IT-vagten/vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på tlf. 72 36 12 34.

It-vagten/vagttelefonen omfatter udelukkende kritiske IT f.eks. fejl eller nedbrud på:

  • fiberforbindelser
  • telefoniplatform
  • netværk
  • Office365 (generelt).

Opgaver

  • Forsøg at afdække årsager til- og omfanget af problemet.
  • Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages (pasning af elever op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for elever (også i krisesituationer).
  • Elever med særlige behov skal sikres, f.eks. ift. vigtig medicin.

Handling

  • Skab overblik over, hvor backup-information kan hentes.
  • Skab overblik over elever i hver enkelt klasse.
  • Sørg for adgang til kontaktoplysninger og anden vigtig information om elever og forældre.
  • Adgang til oplysninger om medicinhåndtering sikres.

Ledelse og organisation

Krisestaben består af navngivne personer fra ledelsen og disses kontaktinformationer. Se "Delplan for Læring og Trivsel" for uddybelse af rollerne.

  • Den stedlige leder, Stefan Wiekhorst, eller skolelederen, Ib Krogh, koordinerer indsatsen, evt. i samarbejde med kommunens IT-afdeling.
  • Den stedlige leder sørger for at holde medarbejderne orienteret.

I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen:

  • Skolelederen informerer chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.

Bemanding og udstyr

Den stedlige leder vurderer behovet for ekstra bemanding, f.eks. ved behov for udførelse af flere manuelle opgaver som følge af manglende adgang til fagsystemer.

Kommunikation

Se afsnit om alarmering.

Den stedlige leder, Stefan Wiekhorst, eller skoleleder, Ib Krogh, varetager formidlingen af information til medarbejdere og forældre, og varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.

Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen, sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere (at elektronisk information ikke kan sendes og modtages).

Kontaktoplysninger

  • Pædagogisk leder, Stefan Wiekhorst, tlf. 72 36 26 94, email: swiek@holb.dk  
  • Kommunens IT-afdeling, tlf. 72 36 43 77 (udenfor alm. arbejdstid, tlf. 72 36 12 34), email: isikkerhed@holb.dk
  • Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, tlf. 72 36 20 62, email: kmoll@holb.dk
  • Alternativt leder af Politik og Administration, Lasse Sømmergaard, tlf. 72 36 36 73, email: lasso@holb.dk

Øvrigt

Med henblik på GDPR opbevares personfølsomme oplysninger i fysiske udskrifter, harddiske, USB-sticks osv. efter dobbeltlås-princippet (et aflåst skab i et aflåst rum).



Feedback

Sidst opdateret

04.03.2024

Ansvarlig redaktør

Hanne Birgitte Hellisen