Situation
|
Ved IT-nedbrud forstås en situation, hvor kritiske systemer såsom Aula, Tabulex/SFO Børn og personale, TEA og TRIO er utilgængelige i en længere periode, f.eks. pga. manglende forbindelse til internettet. Det er ikke muligt at tilgå eller udskrive vigtige oplysninger såsom elektronisk dokumentation, elevlister, kontaktoplysninger, f.eks. på forældre, oplysninger om medicinering og lignende
Eksempler på oplysninger der skal være tilgængelige i tilfælde af et længerevarende IT-nedbrud:
- Ind- og udtjekning/overblik over tilstedeværende antal elever, som den kommunale enhed er ansvarlig for - særligt vigtigt i tilfælde af akut opståede situationer, f.eks. brand.
- Kontaktoplysninger på forældre og nærmeste pårørende (hvordan kontaktes de f.eks. i akutte tilfælde?).
- Oplysninger om medicin/medicinering i de tilfælde, hvor der er aftaler om dette.
Metoder til sikring af adgang til vigtige data:
- 2 gange årligt trækkes lister fra henholdsvis TEA og Tabulex. Listerne lægges i PDF-format på et USB-stik, som opbevares i aflåst skuffe i aflåst lokale (på Helle Katkjærs kontorplads i administrationen).
|
Alarmering
|
Konstaterer medarbejderne et IT-nedbrud, tages der kontakt til:
Den stedlige leder kontakter andre skoler/institutioner i kommunen for at få et overblik over omfanget af nedbruddet.
Er det et enkelt IT-system, der ikke fungerer, kontaktes den pågældende leverandør.
Den stedlige leder eller skolelederen kontakter kommunens IT-afdeling telefonisk ved længerevarende IT-nedbrud, dels for at orientere om problemet og for at finde ud af hvor udbredt/alvorligt problemet er, og om det kan afhjælpes centralt fra.
Ved behov for akut, kritisk IT-hjælp og/eller orientering af kommunens IT-afdeling i tilfælde af nedbrud ringes på tlf. 72 36 43 77, eller der skrives til isikkerhed@holb.dk
IT-vagten/vagttelefonen kan kontaktes ved nedbrud på kritiske IT-systemer udenfor normal arbejdstid på tlf. 72 36 12 34.
It-vagten/vagttelefonen omfatter udelukkende kritiske IT f.eks. fejl eller nedbrud på:
|
Opgaver
|
- Skab overblik over, hvor backup-information kan hentes.
- Forsøg at afdække årsager til- og omfanget af problemet.
- Prioriter ressourcerne så de kritiske funktioner kan varetages (pasning af elever op til 3. klasse samt opretholdelse af sikkerhed og tryghed for elever (også i krisesituationer).
- Elever med særlige behov skal sikres, f.eks. ift. vigtig medicin.
|
Handling
|
- På kontoret afhentes USB-stik, hvor relevante informationer kan hentes i PDF-format.
- 1 medarbejder pr. klasse skaber overblik over elever.
- Adgang til oplysninger om medicinhåndtering sikres.
|
Ledelse og organisation
|
Krisestaben består af navngivne personer fra ledelsen og disses kontaktinformationer. Se "Delplan for Læring og Trivsel" for uddybelse af rollerne.
Den stedlige leder sørger for at holde medarbejderne orienteret.
I tilfælde af længerevarende IT-nedbrud der berører hele eller større dele af kommunen:
- Skoleleder informerer chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, som vurderer om Læring og Trivsels centrale krisestab skal aktiveres.
|
Bemanding og udstyr
|
Den stedlige leder vurderer behovet for ekstra bemanding, f.eks. ved behov for udførelse af flere manuelle opgaver som følge af manglende adgang til fagsystemer.
|
Kommunikation
|
Se afsnit om alarmering.
Nedenstående varetager formidlingen af information til medarbejdere og forældre, og varetager efter behov information og kommunikation til/med systemleverandører, kommunens IT-afdeling og den centrale krisestab.
Ved nedbrud der berører hele/større dele af kommunen, sørger den centrale krisestab for orientering af relevante samarbejdspartnere.
|
Kontaktoplysninger
|
- Skoleleder, Michael Larsen, tlf. 72 36 73 82, email: mil@holb.dk
- Kommunens IT-afdeling, tlf. 72 36 43 77 (udenfor alm. arbejdstid, tlf. 72 36 12 34), email: isikkerhed@holb.dk
- Chef for Læring og Trivsel, Karina Møller, tlf. 72 36 20 62, email: kmoll@holb.dk
- Alternativt leder af Politik og Administration, Lasse Sømmergaard, tlf. 72 36 36 73, email: lasso@holb.dk
|
Øvrigt
|
Med henblik på GDPR opbevares personfølsomme oplysninger i fysiske udskrifter, harddiske, USB-sticks osv. efter dobbeltlås-princippet (et aflåst skab i et aflåst rum).
|